A distribuição de documentos (externos e internos) assim como o tratamento do conteúdo de informação, são actividades que consomem muito tempo e estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades à empresa.
A implementação de um sistema de Gestão Documental suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:
A implementação de um sistema de Gestão Documental suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens:
- Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados
- Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
- Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
- Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
- Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
- Controlo e segurança da informação e dos fluxos de informação (documentos e processos);
- Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequentemente redução de custos operacionais;
- Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias;
- Possibilidade de medir a eficiência de recursos;
- Estes factores constituem uma mais-valia no suporte ao negócio da empresa.
Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
• Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
• 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
• 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
• 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados.
• 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
• O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
• 15% dos documentos manuseados perdem-se.
• 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.
• Em média cada documento é copiado 9 vezes.
• Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo.
• 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
• 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
• 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desactualizados.
• 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original.
• O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa.
• 15% dos documentos manuseados perdem-se.
• 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados.
• Em média cada documento é copiado 9 vezes.
